Tietosuoja­seloste - Lempi Kodinhoito Oy

Rekisterin pitäjä

Lempi Kodinhoito Oy (jäljempänä Lempi Kodinhoito). 

Y-tunnus 3141130-4

Itälahdenkatu 22 A D 00210 Helsinki

puh. 010 2488 800
info@lempi.fi 

Rekisteriasioita hoitava henkilö

Tanja Wilander, tanja.wilander@lempi.fi

Rekisterin nimi

Lempi kodinhoito Oy:n asiakasrekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Lempi Kodinhoito käsittelee henkilötietoja asiakassuhteen hoitamiseksi, palveluiden tuottamiseksi ja kehittämiseksi sekä lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Henkilötietoja voidaan käsitellä erityisesti seuraaviin tarkoituksiin:

• asiakkaan tunnistaminen ja käyttöoikeuksien hallinta
• tilausten vastaanottaminen, hallinnointi ja tilattujen palveluiden toimittaminen
• asiakassuhteen ylläpito ja asiakaspalvelu
• asiakassuhdeviestintä
• laskutus, maksujen käsittely ja kirjanpito
• palveluiden käytön analysointi, raportointi, laadun seuranta ja palveluiden kehittäminen
• palveluiden personointi
• väärinkäytösten, tietoturvapoikkeamien ja petosten ehkäiseminen ja selvittäminen
• suoramarkkinointi ja markkinoinnin kohdentaminen silloin, kun siihen on soveltuvan lainsäädännön mukainen peruste.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteesta riippuen yhteen tai useampaan seuraavista perusteista:

• Sopimus ja sopimusta edeltävät toimenpiteet: tietoja käsitellään asiakkaan tilaaman palvelun toteuttamiseksi ja asiakassuhteen hoitamiseksi.
• Lakisääteinen velvoite: tietoja käsitellään esimerkiksi kirjanpitoon, verotukseen ja muihin rekisterinpitäjää koskeviin lakisääteisiin velvoitteisiin liittyen.
• Oikeutettu etu: tietoja voidaan käsitellä muun muassa asiakassuhteen ylläpitämiseen, palveluiden kehittämiseen, tietoturvaan, väärinkäytösten ehkäisemiseen sekä soveltuvin osin markkinointiin.
• Suostumus: silloin kun käsittely edellyttää suostumusta, kuten tietty sähköinen suoramarkkinointi tai ei-välttämättömien evästeiden ja vastaavien teknologioiden käyttö.
• Kun käsittely perustuu suostumukseen, suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Rekisterissä käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia asiakasta koskevia tietoja:

• etu- ja sukunimi
• osoitetiedot ja palvelun suoritusosoite sekä osoitteeseen liittyvät koordinaatit
• sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• asiakasnumero
• IP-osoite ja muut verkkopalvelun tekniset tunnisteet
• henkilötunnus silloin, kun sen käsittely on palvelun, tunnistamisen tai lakisääteisen velvoitteen vuoksi tarpeellista
• asiakkaan tunnistamiseen ja käyttöoikeuksiin liittyvät tiedot, kuten käyttäjätunnukseen ja kirjautumiseen liittyvät tekniset tunnisteet
• tilatut palvelut ja lisäpalvelut
• tilauksen ajankohta, kesto, toistuvuus ja muut tilausta koskevat tiedo
• asiakkaan tilauksen yhteydessä antamat lisätiedot, mukaan lukien palvelun toteuttamisen kannalta tarpeelliset tiedot
• asiakkaan ilmoittamat tiedot lemmikeistä
• hinnoittelu-, alennus- ja maksutapatiedot
• palvelun suorittamiseen osallistunutta palveluntuottajaa koskevat tilaustiedot
• palvelun toteuttamiseen liittyvät kommentit ja asiakaspalveluhistoria
• asiakkaan antamat palautteet ja arviot
• verkkosivuston ja digitaalisten palveluiden käyttöä koskevat tiedot, kuten sivusiirtymät ja markkinoinnin lähdetiedot
• markkinointiluvat, -kiellot ja muut suostumustiedot
• lapsen nimi ja ikä

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti asiakkaalta itseltään rekisteröitymisen, tilauksen, asiakaspalvelutilanteiden, kilpailuihin tai kampanjoihin osallistumisen sekä muiden yhteydenottojen yhteydessä.

Lisäksi tietoja syntyy asiakkaan käyttäessä Lempin palveluita, verkkosivustoa ja muita digitaalisia palveluita. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi tilaus- ja asiointihistoria, sivuston käyttöä koskevat tekniset tiedot sekä markkinoinnin lähde- ja analytiikkatiedot.

Henkilötietojen vastaanottajat ja palveluntarjoajat

Lempi Kodinhoito käyttää henkilötietojen käsittelyssä ulkopuolisia palveluntarjoajia esimerkiksi asiakkuudenhallintaan, viestintään, maksamiseen, analytiikkaan, markkinointiin, verkkopalveluihin, asiakaspalveluun, IT-palveluihin sekä tekoälypohjaisten työkalujen tarjoajille.

Henkilötietoja käsittelevät palveluntarjoajat käsittelevät tietoja Lempin lukuun sovittujen käyttötarkoitusten mukaisesti. Palveluntarjoajien kanssa huolehditaan soveltuvan tietosuojalainsäädännön edellyttämistä sopimus- ja suojaustoimenpiteistä.

Henkilötietoja voidaan lisäksi luovuttaa viranomaisille tai muille tahoille silloin, kun laki, viranomaismääräys tai tuomioistuimen päätös sitä edellyttää tai kun luovuttaminen on tarpeen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Henkilötietojen siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Osa Lempin käyttämistä palveluntarjoajista, kuten Google, Meta ja Anthropic, voi käsitellä henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Jos henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, siirrot toteutetaan soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Siirto voi perustua esimerkiksi Euroopan komission riittävyyspäätökseen tai Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin sekä tarvittaessa niitä täydentäviin suojatoimiin.

Tekoälyn käyttö henkilötietojen käsittelyssä

Lempi Kodinhoito voi hyödyntää tekoälypohjaisia työkaluja henkilöstön tukena esimerkiksi asiakasviestien ja tarjouspyyntöihin annettavien vastausten laatimisessa. Käsittely perustuu Lempin oikeutettuun etuun tuottaa ja kehittää asiakaspalvelua tehokkaasti. Käsittely rajataan kulloiseenkin työtehtävään tarpeellisiin tietoihin ja henkilöstö tarkistaa tekoälyn tuottaman sisällön ennen sen käyttöä. Tekoäly ei tee itsenäisiä, rekisteröityyn kohdistuvia päätöksiä (ks. kohta 17). Käytössä olevien tekoälypalvelujen tarjoajien kanssa on sovittu, ettei Lempin syöttämiä tietoja käytetä tarjoajien tekoälymallien kouluttamiseen; tämä koskee Lempin käytössä olevia yritys- tai sopimusasiakkuuden tason palveluita. Tekoälypalvelun tarjoaja käsittelee henkilötietoja Lempin lukuun voimassa olevan tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti, ja käsittely voi tapahtua myös Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella (kts. kohta 'Henkilötietojen siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle').

Evästeet ja verkkosivujen seuranta

Lempi Kodinhoito käyttää verkkosivustollaan evästeitä ja vastaavia teknologioita sivuston teknisen toiminnan mahdollistamiseen, käyttökokemuksen kehittämiseen, analytiikkaan ja markkinointiin.

Välttämättömiä evästeitä voidaan käyttää ilman erillistä suostumusta silloin, kun ne ovat tarpeen käyttäjän nimenomaisesti pyytämän palvelun toteuttamiseksi. Muihin kuin välttämättömiin evästeisiin ja vastaaviin seurantateknologioihin pyydetään käyttäjän suostumus soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Käyttäjä voi muuttaa tai peruuttaa evästeitä koskevan suostumuksensa verkkosivuston evästeasetuksista. Ajantasainen luettelo käytössä olevista evästeistä, niiden tarjoajista, käyttötarkoituksista ja säilytysajoista esitetään verkkosivuston evästehallinnassa.

Lempi käyttää Leadoon käyttäjäseurantaa verkkosivuston käytön analysointiin ja asiakaspalvelun sekä markkinoinnin tukemiseen. Seurantatietoja voidaan yhdistää käyttäjän tietoihin esimerkiksi silloin, kun käyttäjä tunnistautuu tai antaa tietoja chatissa.

Lempi toimii käsittelyssä rekisterinpitäjänä ja Leadoo henkilötietojen käsittelijänä siltä osin kuin Leadoo käsittelee henkilötietoja Lempin lukuun. Seurannan käyttöön sovelletaan evästeitä ja vastaavia seurantateknologioita koskevia suostumusvaatimuksia.

Henkilötietojen säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai kuin soveltuva lainsäädäntö edellyttää.

Asiakassuhteeseen ja palvelun toteuttamiseen liittyviä tietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja sen päättymisen jälkeen niin kauan kuin tietoja tarvitaan esimerkiksi reklamaatioiden, oikeudellisten vaateiden tai muiden perusteltujen velvoitteiden hoitamiseksi.

Kirjanpitoon, laskutukseen ja verotukseen liittyviä tietoja säilytetään lakisääteisten säilytysaikojen mukaisesti.

Suostumukseen perustuvia tietoja käsitellään lähtökohtaisesti siihen asti, kunnes suostumus peruutetaan tai tiedot eivät enää ole tarpeen kyseiseen tarkoitukseen.

Verkkopalveluiden evästeiden ja vastaavien tunnisteiden säilytysajat määräytyvät käytetyn teknologian ja evästeasetusten mukaisesti.

Tietoja poistetaan tai anonymisoidaan, kun niiden säilyttämiselle ei enää ole käsittelyperustetta tai perusteltua tarvetta.

Rekisterin suojaus

Henkilötiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietojen käsittely on rajattu niille Lempin työntekijöille ja yhteistyökumppaneille, joilla on työtehtäviensä perusteella oikeus ja tarve käsitellä tietoja.

Järjestelmien käyttöoikeuksia hallitaan, pääsyä tietoihin rajoitetaan ja tietoja suojataan muun muassa teknisillä tietoturvaratkaisuilla, käyttöoikeushallinnalla ja muilla riskiin nähden asianmukaisilla suojaustoimilla.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti tilanteesta riippuen seuraavat oikeudet:

• oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
• oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin ja jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista
• oikeus vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
• oikeus pyytää henkilötietojen poistamista tietosuoja-asetuksessa säädetyissä tilanteissa
• oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
• oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä silloin, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun
• oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten milloin tahansa
• oikeus saada itse toimittamansa tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle silloin, kun tietosuoja-asetuksen edellytykset täyttyvät
• oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen
• oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle.

Kaikki oikeudet eivät sovellu kaikkiin käsittelytilanteisiin. Esimerkiksi tietojen poistamista koskevaa pyyntöä ei voida toteuttaa siltä osin kuin tietojen säilyttäminen on tarpeen lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeuksien käyttäminen ja henkilöllisyyden varmistaminen

Rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön voi toimittaa Lempin tietosuoja-asioiden yhteyshenkilölle sähköpostitse osoitteeseen tanja.wilander@lempi.fi tai kirjallisesti rekisterinpitäjän osoitteeseen.

Pyynnön yhteydessä tulee antaa riittävät tiedot, jotta pyyntö voidaan kohdistaa oikeaan henkilöön ja käsitellä turvallisesti. Lempi voi tarvittaessa pyytää lisätietoja henkilöllisyyden varmistamiseksi. Henkilöllisyyden varmistamisessa pyydetään vain tilanteen kannalta tarpeelliset tiedot.

Tietosuoja-asetuksen mukaisiin pyyntöihin vastataan ilman aiheetonta viivytystä ja lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tietosuoja-asetuksessa säädetyin edellytyksin jatkaa enintään kahdella kuukaudella, jolloin rekisteröidylle ilmoitetaan jatkamisesta ja sen syistä.

Suoramarkkinointi

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää henkilötietojensa käyttö suoramarkkinointiin milloin tahansa. Markkinointikiellon jälkeen asiakkaalle voidaan edelleen lähettää asiakassuhteen ja tilatun palvelun hoitamiseen liittyvää tarpeellista viestintää.

Sähköisen suoramarkkinoinnin suostumuksen voi peruuttaa viestissä olevan peruutuslinkin, omien asetusten tai Lempin asiakaspalvelun kautta soveltuvin osin.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Lempi voi hyödyntää henkilötietoja palveluiden ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä asiakasryhmien muodostamisessa. Tämän selosteen perusteella Lempi ei tee rekisteröityä koskevia sellaisia yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla olisi rekisteröityyn kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia.

Rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön voi toimittaa Lempin tietosuoja-asioiden yhteyshenkilölle sähköpostitse osoitteeseen tanja.wilander@lempi.fi tai kirjallisesti rekisterinpitäjän osoitteeseen.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto. Lisätietoja: www.tietosuoja.fi

Tietosuojaselosteen muuttaminen

Lempi Kodinhoito voi päivittää tätä tietosuojaselostetta, kun henkilötietojen käsittelytavat, palvelut tai sovellettava lainsäädäntö muuttuvat. Ajantasainen tietosuojaseloste julkaistaan Lempin verkkosivustolla.